Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

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  • Le fait d’organiser un séminaire d’entreprise permet de renforcer la relation entre les collègues ou d’avancer sur un projet commun. Comment bien le faire ?


    Le fait d'organiser un séminaire d'entreprise permet de renforcer la relation entre les collègues ou d'avancer sur un projet commun. Comment bien le faire ?

    Le fait d’organiser un séminaire d’entreprise est bénéfique à la boite de nombreuses manières. Le séminaire est un outil polyvalent qui permet l’apprentissage, la cohésion d’équipe ou se tenir au courant des dernières pratiques de l’industrie. On peut le comparer à des conférences, mais avec des objectifs précis.

    Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise

    Un séminaire d’entreprise est un événement qui se tient dans ou hors des locaux de l’entreprise selon sa nature. Ainsi, on fait souvent des séminaires d’entreprise en pleine nature avec des activités pour la cohésion d’équipe. Mais dans sa forme classique, le séminaire se tient dans les locaux de l’entreprise et on invite une ou plusieurs personnes pour parler du sujet du séminaire. Si vous voulez organiser un séminaire d’entreprise, alors quel est en sera le type.

    Les différents types de séminaire d’entreprise

    • Le séminaire d’apprentissage – Chaque secteur évolue sans cesse et souvent les employés et l’entreprise ne sont pas au courant de ces évolutions. Le séminaire permet de rattraper son retard.
    • Le séminaire de formation – C’est un séminaire qui apprend de nouvelles techniques et méthodes aux employés. Si le séminaire d’apprentissage est généralement théorique, celui de la formation est plus pratique. Il ne faut pas le confondre avec l’atelier de formation qui est 100 % de la pratique.
    • Le séminaire de cohésion – Il n’y a que dans les fantasmes où les employés d’une entreprise s’entendent à merveille. Secteur agressif et concurrentiel par excellent, l’entreprise est souvent au coeur de nombreuses animosités. Le séminaire de cohésion permet de remettre les choses à plat et de s’expliquer d’homme à homme. Sa variante est le séminaire d’intégration où on va accueillir les nouveaux employés et leur permettre de s’intégrer dans la boite. Les séminaires de cohésion se passe hors de l’entreprise pour que les employés apprennent à se connaitre dans un milieu différent. On y trouvera des activités sportives et du team building.
    • Le séminaire commercial – Il s’agit des objectifs commerciaux définis par l’entreprise pour l’année en cours. Vous avez aussi le séminaire de management qui remplit le même rôle, mais pour la gestion et les objectifs généraux de l’entreprise.

    Comment organiser un séminaire d’entreprise

    Le fait d'organiser un séminaire d'entreprise permet de renforcer la relation entre les collègues ou d'avancer sur un projet commun. Comment bien le faire ?

    Quelques points à prendre en compte quand vous voulez organiser un séminaire d’entreprise. Ce sont des indications générales et à vous de les adapter selon la taille de la boite et du type d’événement.

    Planifiez la date et le lieu

    Planifiez une date et l’heure de votre séminaire d’entreprise. Combien de temps cela va-t-il durer. Si vous invitez des personnes externes, assurez-vous qu’elles soient disponibles à cette date. Ensuite, déterminez dans quelle pièce vous allez organiser un séminaire d’entreprise. Cela dépend évidemment du nombre de personnes attendues.

    Si c’est un événement à l’extérieur, alors faites les démarches nécessaires pour la location, la nourriture et la boisson. Le transport doit être aussi prévu. Dans les événements extérieurs, faites attention aux équipements. Le lieu doit pouvoir diffuser des présentations sur grand écran et la pièce ne doit pas trop grande pour ne pas perdre des participants.

    Invitez vos participants

    En premier lieu, commencez par envoyer des mails à toutes les personnes qui vont participer. Si vous n’avez pas les adresses de tout le monde, on peut lancer des invitations via une Newsletter, mais aussi en mettant des brochures dans la pièce de pause ou à coté de la machine à café. Cette étape pour organiser un séminaire d’entreprise est lié au lieu. Car si vous attendiez 25 personnes et qu’il y a 70 qui débarquent, alors vous serez bien embêté. De ce fait, exigez une réponse formelle de chaque participant pour que vous puissiez faire le compte.

    Faites un résumé du séminaire d’entreprise

    Rédigez un résumé pour votre séminaire d’entreprise. La principale raison pour l’échec quand on veut organiser un séminaire d’entreprise est que le temps de parole n’est pas respecté et que les sujets ne sont pas compartimenter. Dans votre résumé, écrivez tout ce que vous voulez aborder en mettant une limite de temps à chacun d’entre eux.

    C’est crucial si vous invitez des personnes externes pour qu’ils puissent préparer leur présentation selon le temps établi… au préalable. Ce serait ballot de leur dire qu’ils ont 60 minutes et que sur place, vous ne dites qu’ils n’ont que 15 minutes. Préparez aussi le document de présentation et il peut se baser sur votre résumé. C’est le document que vous allez afficher sur grand écran. Et faites en sorte qu’il soit clair et précis.

    Confirmez la venue des participants

    Même si vous avez demandé une réponse formelle pour chaque participant, envoyez-leur un mail pour confirmer. Vous pouvez aussi configurer la place de chaque participant. Mais si votre pièce correspond à la taille des participants, cela ne posera pas de problème. Cependant parfois, quand on veut organiser un séminaire d’entreprise, on veut que les employés de chaque département soient assis les uns à coté des autres. Donc, la position des sièges peut être importante dans ce cas.

    Pratiquez votre discours

    Le fait d'organiser un séminaire d'entreprise permet de renforcer la relation entre les collègues ou d'avancer sur un projet commun. Comment bien le faire ?

    Si vous n’avez jamais organiser un séminaire d’entreprise, alors il est important de pratiquer son discours de présentation et de souligner les points essentiels au fur et à mesure. Mettez-vous face à un miroir et répétez votre discours à plusieurs reprises. Parfois, les séminaires d’entreprise sont filmés, donc soyez aussi à l’aise que possible devant la caméra. Si c’est le séminaire est aussi destiné au public général, alors de temps en temps, n’oubliez pas de regarder la caméra pour parler à ce public.

    Arrivez en avance

    Une règle d’or qu’on apprend à organiser un séminaire d’entreprise ou un autre événement est que cela ne se passe jamais comme prévu. Donc, arrivez au moins une heure à l’avance et vérifiez que tout est prêt. Préparez des boissons comme du café, des bouteilles d’eau pour les participants. Il est de tradition de mettre une feuille de présence à l’entrée de la pièce. Les personnes peuvent signer dedans pour confirmer qu’ils ont participé.

    Lancez le séminaire

    Le temps est toujours important quand on veut organiser un séminaire d’entreprise et respectez l’heure. Et faites le comprendre aux participants avant leur venue. Dès que l’heure arrive, commencez rapidement le séminaire et faites votre présentation. Il n’y a rien de pire pour ruiner un séminaire que de retarder l’ouverture parce qu’on attend telle ou telle personne.

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