Renforcez l’engagement communautaire en servant Lean Coffee

J’ai récemment commencé un nouvel emploi chez MongoDB en tant que responsable principal de la communauté, à la tête du programme MongoDB Community Champions. Dans ce rôle, j’ai dû faire face à deux défis.

Tout d’abord, je rejoignais une toute nouvelle équipe entièrement à distance. Non seulement j’étais nouveau moi-même, mais l’équipe dans son ensemble commençait à peine à se former, avec de nouveaux membres qui arrivaient quelques fois par mois. Cette équipe était également répartie sur plusieurs fuseaux horaires, avec environ la moitié d’entre eux des membres plus âgés et établis qui font partie de l’entreprise depuis longtemps et se connaissent assez bien, et l’autre moitié de nouveaux visages.

Deuxièmement, le programme Community Champions a débuté pendant la pandémie. En conséquence, les participants au programme du monde entier ont eu très peu d’occasions de se rencontrer et de fusionner en tant que groupe. Je voulais en savoir plus sur ce dont ils voulaient discuter et apprendre, afin que je puisse l’utiliser pour planifier les premiers mois de programmation. Je voulais aussi leur donner une chance de parler avec l’un l’autre sur leurs intérêts.

J’ai exécuté ces scénarios devant une de mes amies, la fabuleuse Donna Benjamin, et elle a suggéré un outil extrêmement utile de la Open Practice Library : Café maigre.

Qu’est-ce que le café maigre?

Lean Coffee est une réunion structurée mais sans ordre du jour. Les participants se rassemblent, élaborent leur propre ordre du jour et commencent à parler.

Vous commencez avec un tableau Kanban avec les colonnes To Discuss, Discussing et Discussed. En option, vous pouvez ajouter une section Actions pour noter tout ce qui doit être suivi après la réunion. Les participants disposent d’un temps fixe pour réfléchir à des sujets de discussion. Chaque sujet est ensuite écrit sur un post-it.

Toutes les notes autocollantes sont placées dans la colonne À discuter et regroupées en regroupant des sujets similaires, également appelésmappage d’affinité. Ceci est suivi d’un cycle de vote par points, c’est exactement ce à quoi cela ressemble : voter en plaçant un point sur un post-it pour indiquer votre choix. À la fin du processus, vous pourriez avoir un tableau qui ressemble à ceci :

Le sujet le plus populaire passe à la colonne Discussion, puis vous réglez une minuterie sur 5 à 7 minutes et commencez à parler en groupe. Lorsque le chronomètre se déclenche, tout le monde vote à nouveau pour continuer pendant quelques minutes ou passer au sujet suivant. Les autocollants sont déplacés et les sujets sont discutés en conséquence jusqu’à ce que le temps de réunion imparti soit écoulé.

Lean Coffee garantit pratiquement que vous exploiterez la passion et l’intérêt du groupe, car ce seront tous des choses qu’ils vouloir parler de. C’est aussi génial parce que le format est extrêmement léger ; vous pouvez le faire avec juste un tableau blanc, quelques stylos et quelques notes autocollantes en personne ou avec des outils virtuels qui les émulent, comme Brouilleur.

Alors, comment le Lean Coffee pourrait-il fonctionner dans la pratique ?

Team building à distance en temps réel

Ceci est un exemple d’utilisation du modèle Lean Coffee comme prévu : pour favoriser une conversation entre des personnes qui peuvent ou non se connaître, mais pour lesquelles vous voulez essayer de faire ressortir des points communs et susciter la discussion.

Tout d’abord, choisissez un moment qui convient le mieux à votre équipe dans son ensemble. C’est essentiel, car si vous vous concentrez sur le renforcement de la cohésion d’équipe, vous ne voulez pas qu’une partie de votre équipe se sente exclue. Lean Coffee peut s’étirer ou se rétrécir pour remplir le temps dont vous disposez, mais une heure est une bonne durée.

Puisque vous utiliserez des outils virtuels, vous voudrez peut-être commencer par un court exercice brise-glace pour habituer les gens à l’outil et au processus de vote. Par exemple, vous pouvez mettre quelques questions ouvertes sur des notes autocollantes et permettre aux gens de voter sur celle à laquelle ils veulent répondre en groupe. Ensuite, exécutez l’exercice Lean Coffee comme documenté : réglez une minuterie, laissez chaque personne glisser sur des notes autocollantes et écrivez ses sujets, regroupez les réponses, puis discutez !

Au cours de notre première série, nous avons parlé de tout, de l’endroit où nous aimerions le plus voyager à nos types de nourriture préférés et de nos passe-temps. Il y a eu des idées et des rires, et l’équipe est repartie avec le sentiment que c’était une expérience vraiment positive.

Collecte et discussion de sujets asynchrones

Avec les Champions, il est impossible d’appeler tout le monde en même temps en raison de la nature internationale du groupe, des horaires personnels de chacun, etc. Mais il est possible d’exécuter une version modifiée et plus longue de Lean Coffee pour cette situation.

Tout d’abord, expliquez aux gens comment l’outil fonctionne généralement et ce qu’ils doivent faire. Vous pouvez le faire en direct sur une réunion vidéo ou via une vidéo préenregistrée. Pour la collecte de sujets, fixez un délai d’environ une semaine à 10 jours pour tenir compte des divers horaires des gens, des vacances, des enfants malades et de tout ce qui pourrait survenir. Attendez-vous à ce que parce que la date limite est prolongée et qu’il n’y a pas de composant en temps réel, vous devrez envoyer un ou deux rappels doux aux gens pour qu’ils participent. Vous devez également vous attendre à ce que, malgré vos efforts, il y ait une certaine baisse de participation.

Une fois les sujets intégrés, vous pouvez les regrouper comme vous le faites dans la version synchrone. Étant donné que vous ne pouvez pas en parler en temps réel en tant que groupe, vous voudrez probablement ajouter des en-têtes au-dessus de chaque groupe pour expliquer votre pensée. Certains de nos clusters étaient les meilleures pratiques, en savoir plus sur le produit X, etc. Pour les clusters qui ont déjà clairement un consensus, vous pouvez attendre le processus de vote ou simplement aller de l’avant et les déplacer vers la colonne À discuter de manière proactive.

Répétez le “minuteur” (et les rappels doux) avec le processus de vote, en laissant environ une semaine aux gens pour obtenir leurs votes. S’il y a un grand nombre de sujets générés, vous pouvez autoriser chaque membre à plus d’un vote — jusqu’à trois, par exemple. En prenant les sujets les plus groupés et les plus votés, vous avez effectivement un arriéré de sujets de réunion. Définissez un calendrier de réunions sur autant de semaines ou de mois que nécessaire et parcourez la liste des sujets pour chaque réunion.

Cette approche est certainement ne pas aussi dynamique et passionnant que la version en temps réel de Lean Coffee, mais les mécanismes de base servent le même objectif de s’assurer que les membres parlent de choses qui sont pertinentes et intéressantes pour eux. C’est aussi une approche utile si vous, comme moi, avez besoin de retrouver une ou plusieurs personnes (comme des chefs de produit ou des ingénieurs) afin d’avoir une discussion utile sur un sujet donné.

Lean Coffee pour la collaboration à distance et en personne

Lean Coffee est une manière polyvalente, amusante et attrayante de permettre à des inconnus de se rencontrer, d’interagir, de trouver un terrain d’entente et d’apprendre les uns des autres. Sa simplicité lui permet d’être modifié pour une variété de rassemblements à distance et en personne et utilisé à diverses fins.

Il existe des dizaines d’autres modèles comme celui-ci dans la bibliothèque d’exercices ouverts, vous devriez donc absolument y jeter un coup d’œil !