Conseils pour organiser des événements virtuels, en personne et hybrides

Au cours des dernières années, les événements virtuels ont prospéré. Les événements en personne sont de retour maintenant, mais il est important de garder à l’esprit que les événements virtuels ne sont pas sortis de nulle part. Beaucoup d’entre nous organisaient en fait de nombreux événements en ligne différents avant même qu’ils ne deviennent populaires. De nombreuses communautés ont organisé des hackathons, un tri des bogues et des problèmes, des webinaires, etc., sous forme d’événements virtuels. Ils ont réuni les membres de la communauté pour la collaboration et l’éducation. Les événements virtuels se sont améliorés depuis lors, en grande partie par nécessité, et je pense que nous avons tous beaucoup appris. Dans cet article, j’examine comment les événements virtuels et physiques peuvent coexister pour offrir une expérience d’événement améliorée pour tout le monde.

Coûts et foule

Je ne pense pas que quiconque veuille revenir à l’époque où tous les événements se déroulaient sur des écrans. Mais les événements virtuels présentent des avantages importants par rapport aux événements en personne. Pour commencer, il est relativement facile de démarrer un événement virtuel car vous n’avez souvent pas besoin de beaucoup plus que des plateformes de réunion et de streaming. Cela peut être aussi simple que la diffusion en direct à partir d’une plateforme de chat vidéo. Ceci est particulièrement utile pour les petites communautés qui ne disposent pas d’un budget important pour les événements. En fait, une plate-forme d’événements virtuels offre la possibilité de créer un public avant de commencer à investir de manière significative dans des événements en personne.

Le moindre coût et les obstacles logistiques des réunions virtuelles ne s’appliquent pas seulement à l’organisateur de l’événement. Cela compte aussi pour les participants et les membres de la communauté. Une rencontre typique dure probablement de 60 à 90 minutes. Est-ce que tout le monde est toujours heureux de faire la navette 30 minutes dans chaque sens pour se rendre au lieu de la réunion ? Une rencontre dans un format virtuel peut réduire la barrière de participation pour les participants. Je pense que c’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses rencontres se poursuivent aujourd’hui dans des formats virtuels.

Le coût de la réalisation d’événements virtuels est beaucoup plus faible, il y a donc peu de risques d’expérimenter différents contenus, formats, publics cibles, etc. Même si un nouvel événement n’est pas un énorme succès, vous n’aurez pas à investir un budget important dans le lieu, l’équipement, les personnes, les déplacements, etc. Et vous êtes en mesure d’obtenir un apprentissage précieux de l’événement, quoi qu’il arrive.

Événements pratiques

De plus, certaines activités sont tout simplement adaptées aux événements virtuels. Des éléments tels que la documentation et le tri des bogues sont cruciaux dans les communautés open source. Malgré cela, la plupart des gens les voient davantage comme des corvées qu’ils préfèrent éviter. Pourquoi ne pas avoir une courte fenêtre d’un à deux jours où les membres de la communauté se réunissent en ligne afin qu’ils puissent travailler ensemble sur ces tâches tout en se soutenant mutuellement ?

Événements hybrides

De nombreux événements deviennent désormais hybrides, avec des composants à la fois en personne et virtuels. Par hybride, je ne veux pas dire simplement diffuser des sessions en personne à partir de salles de conférence. Beaucoup ont des pistes séparées pour les participants en personne et virtuels. Le FOSDEM 2023 est un bel exemple d’événement hybride, avec salles en ligne séparées.

Certains utilisent des pistes virtuelles pour les événements “Jour 0” (orientation, réunions d’équipe de projet, rencontres, etc.). De cette façon, les personnes qui ne peuvent pas se rendre à la conférence en personne peuvent toujours participer aux premiers événements. En ayant une piste virtuelle distincte, vous pouvez potentiellement réduire la durée totale de la conférence en personne. Cela signifie que les gens n’ont pas à être loin de chez eux tant qu’un événement 100% en personne.

Les choses à faire et à ne pas faire

Voici quelques conseils basés sur mon expérience de participation et d’organisation d’événements virtuels.

• NE LE FAITES PAS ont la même structure que les événements en personne. Lorsque vous organisez un événement en ligne, vous ne voudriez pas demander au public d’assister à une journée complète de présentations. Il est difficile pour la plupart des gens de regarder leur écran pendant une longue période. Si vous avez plus de quatre heures de contenu, envisagez de répartir l’événement sur quelques jours afin que les participants n’aient à assister qu’à un maximum de quelques heures de présentations chaque jour. Vous n’avez pas non plus toujours besoin d’ajouter des pauses entre les sessions dans les événements virtuels, car les gens ne se déplacent pas dans des salles différentes. En fait, en passant à chaud à la session suivante, vous risquez moins de perdre des participants entre les présentations.

• NE LE FAITES PAS mettre un mur autour du contenu après l’événement. Je me suis récemment inscrit et j’ai assisté à un événement et on m’a dit que les diapositives et les enregistrements seraient disponibles quelques semaines après l’événement. Lorsque je suis revenu sur la page de l’événement quelques semaines plus tard, il m’a demandé de m’inscrire avec mon adresse e-mail pour avoir accès au contenu ! Je comprends le désir des gens de collecter des prospects. Mais si les gens devaient déjà s’inscrire à l’événement, ou si l’événement a été diffusé en direct, il n’est pas approprié de leur demander de partager leurs coordonnées. Au lieu de cela, rendez le contenu accessible à tous.

• NE LE FAITES PAS forcer la participation synchrone des participants. L’un des principaux avantages des événements virtuels est qu’il est plus facile pour tout le monde d’assister ou de participer. Si une personne ne peut pas regarder une présentation en direct, fournissez-lui des moyens d’interagir avec les présentateurs et les autres participants de manière asynchrone.

• FAIRE rendre le contenu disponible avant les événements. Les événements en ligne facilitent la participation asynchrone des membres de la communauté. Des éléments tels que la publication de diapositives ou de pages de questions-réponses à l’avance permettent aux participants de revoir le contenu et de publier des questions auxquelles les présentateurs peuvent répondre pendant et après la session. De plus, si vous organisez un atelier pratique, la publication d’un guide de préparation avant l’événement permet aux participants de configurer leur environnement afin qu’il soit plus facile de suivre pendant la présentation et de jouer dans leur bac à sable.

• FAIRE avoir des présentateurs disponibles pour des sessions de questions-réponses asynchrones. Certains des événements virtuels que j’ai appréciés avaient des canaux de questions-réponses dédiés (Mattermost ou Discourse sont d’excellentes options open source) où vous pouviez interagir avec les présentateurs bien après la fin de leur session. Lors d’une conférence en personne, vous êtes souvent limité à une pause de 10 ou 15 minutes après une session pour parler au présentateur. Les événements virtuels vous permettent d’avoir un canal de questions-réponses disponible pendant quelques jours après l’événement. Cela permet aux participants synchrones et asynchrones de communiquer avec les présentateurs.

Le meilleur des deux mondes

Je suis vraiment content que les événements en personne soient de retour et que je puisse revoir mes amis open source dans la vraie vie. Cependant, je ne pense pas que nous devions complètement mettre les événements virtuels derrière nous. En particulier, les événements hybrides avec des “pistes virtuelles” peuvent rendre les événements accessibles à davantage de membres de la communauté et vous aider à atteindre un public plus large. Je pense que la société a appris des leçons importantes, alors mettons-les à profit.