Transformer la gestion des incidents avec le BPM


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  • Des blessures arrivent. Ce qui compte, c’est la façon dont vous les gérez. Dans cet article, Romy Malviya de Pulpstream explique comment transformer les processus de gestion des incidents.

    Ce n’est un secret pour personne que les incidents en milieu de travail sont complexes et parfois inévitables. Lorsqu’un incident se produit, la dernière chose qu’une entreprise veut gérer est un processus de gestion des incidents inefficace qui peut rendre une mauvaise situation encore plus difficile à gérer. Aujourd’hui, trop d’entreprises utilisent encore des processus de gestion des incidents sur papier, ce qui entraîne des erreurs humaines et des processus inutilement lents.

    Une idée fausse courante à propos de la numérisation des opérations est qu’il s’agit d’un processus écrasant et ardu. Par conséquent, les entreprises choisissent de faire la transition au coup par coup. Cela comprend la conversion de tous les classeurs en versions numériques indépendantes, impliquant des superviseurs de différents départements et la gestion de nombreux arrêts et démarrages pour éviter d’interrompre les opérations quotidiennes. Cela entraîne un besoin continu d’intervention manuelle, et le manque de numérisation de bout en bout signifie souvent que les entreprises utilisent des systèmes déconnectés avec des données séparées dans chacun, ce qui limite la visibilité et diminue le retour sur investissement des systèmes existants. Lorsque la visibilité sur les données à l’échelle de l’entreprise est limitée, les silos d’informations incohérents peuvent causer une multitude de maux de tête. Sans formats de données standardisés et compatibles, les entreprises courent le risque de dupliquer les rapports d’incidents, de créer des barrières hiérarchiques contre l’accès aux informations et d’empêcher l’analyse nécessaire des données à grande échelle.

    S’appuyer sur un système de gestion des incidents efficace est crucial car plus un incident reste longtemps non résolu, plus le risque pour la responsabilité et la réputation d’une entreprise est grand. Après tout, la gestion des incidents repose souvent sur des témoignages qui deviennent de moins en moins fiables au fil du temps. Dès qu’un incident se produit, le compte à rebours commence.

    Plutôt que de dépendre de rapports manuels chronophages, la solution ultime consiste à adopter une plate-forme de gestion des processus métier (BPM) sans code conçue pour automatiser et intégrer de manière transparente les processus de gestion des incidents à l’échelle de l’entreprise avec toutes les autres stratégies d’atténuation des risques.

    Voici 3 raisons pour lesquelles un processus automatisé de gestion des incidents permettra à toute entreprise de réussir :

    1. Identification rapide des incidents

    Lorsqu’un employé est blessé ou que des biens sont endommagés, les personnes impliquées ne veulent pas être laissées dans l’ignorance. Afin de maintenir la satisfaction des employés et d’éviter toute responsabilité, les entreprises doivent aborder les situations délicates avec des outils et des ressources conçus pour garantir que tout est sous contrôle. Avant tout, la capture d’informations précises sur les incidents dans un emplacement centralisé garantit le bon déroulement du reste du processus.

    Que l’incident implique des problèmes de sécurité, d’environnement ou de santé, l’obtention de premiers rapports de témoins, de photos et d’histoires crée de la place pour une action collaborative. Avec une plate-forme BPM basée sur le cloud, les employés peuvent remplir des rapports et soumettre des documents de n’importe où, n’importe quand, en tirant parti des outils en libre-service. Les systèmes numériques supérieurs offrent des paramètres personnalisables sans code qui permettent à la plate-forme de déterminer exactement qui est responsable de quelles tâches, quand ces tâches sont dues, et de déployer automatiquement des notifications, des mises à jour et des commentaires en temps opportun. La normalisation de ce processus permet à toutes les parties prenantes d’être au sens propre sur la même page.

    2. Enquête approfondie et diagnostic

    Une fois que toutes les informations essentielles sont disponibles sur un tableau de bord unique, les tendances notables au niveau micro et macro peuvent être examinées pour comprendre comment l’incident s’est produit et comment il peut être évité à l’avenir. Il y a souvent plus d’une raison pour laquelle un incident sur le lieu de travail s’est produit, et la seule façon de dévoiler le problème sous-jacent est une analyse des causes profondes. Une analyse complète comprend la compréhension du qui, quoi, quand, où et pourquoi de tout cela. Avec une solution logicielle numérisée, les informations clés ne passeront pas entre les mailles du filet et des décisions basées sur les données pourront être prises. En répondant à ces questions dans une optique holistique, les entreprises peuvent utiliser des métriques et des indicateurs de performance clés pour classer l’incident comme un événement ponctuel ou décider s’il existe un problème à l’échelle de l’entreprise.

    3. Résolution et récupération efficaces

    Garder toutes les parties prenantes impliquées avec des données en temps réel facilite le suivi du processus de résolution et de récupération et fournit les informations nécessaires pour atténuer des incidents similaires à l’avenir. En plus de fournir des journaux de documentation facilement accessibles, une plate-forme BPM efficace donne aux utilisateurs la possibilité de rechercher des mots-clés et des dates lorsqu’ils recherchent des informations particulières. En supprimant les points douloureux en temps opportun et en rationalisant le processus, les entreprises économisent sur les coûts de main-d’œuvre tout en créant un enregistrement vérifiable de chaque étape, permettant une précision accrue et une responsabilité réduite. Il est important pour chaque entreprise de s’assurer que les employés restent productifs et heureux, et l’automatisation des processus de gestion des incidents avec des stratégies transparentes et intégrées est l’un des meilleurs moyens de réduire les interruptions et d’augmenter la productivité du flux de travail.

    Gestion simplifiée des incidents en action

    Pour les entreprises dont la main-d’œuvre est répartie et les incidents courants sur site, il est difficile de documenter et de traiter tous les aspects de l’histoire sans un processus rationalisé. Prenons par exemple l’industrie de la construction. Si un travailleur de la construction se blesse au travail, le chef de projet peut soit commencer à remplir des tonnes de documents, soit prendre un appareil mobile pour lancer immédiatement le processus de résolution.

    Avec une plateforme BPA, le chef de projet peut simplement se connecter, créer un nouveau rapport d’incident et attribuer le dossier à un enquêteur de sinistres. Une notification est ensuite envoyée directement à l’enquêteur des sinistres, l’invitant à ajouter des photos ou des détails nécessaires au rapport. Pendant ce temps, l’employé blessé recevant des soins à l’hôpital ou à domicile est également avisé sur son appareil personnel de remplir sa partie du rapport. Cela comprend la saisie de réponses à des questions telles que où la blessure s’est-elle produite, quelles étapes ont conduit à la blessure, ce qui aurait pu être fait pour prévenir la blessure et plus d’informations de première main. De plus, l’employé marquera exactement où se trouvent les blessures sur son corps sur le carnet de croquis de l’écran tactile. Comme chaque partie prenante gère ses propres rapports, le chef de projet peut accéder à une vue à 360 degrés de toutes les tendances en développement, des tâches en suspens ou des inefficacités de processus. Avec un outil de glisser-déposer, l’ordre des tâches peut être modifié pour assurer une efficacité optimale de la gestion des processus.

    Les incidents sur le lieu de travail modernes nécessitent des outils de gestion modernes. Qu’une entreprise recherche une nouvelle façon de gérer la gestion des incidents ou de faire passer son processus au niveau supérieur, une plateforme BPM efficace et automatisée peut efficacement enregistrer, analyser et atténuer les incidents futurs. En adoptant la numérisation, les entreprises évitent le stress de se noyer dans les documents de réclamation, de s’exposer aux conséquences de la non-conformité et de faire face à des réputations entachées. Au lieu de passer du temps sur des processus manuels, passez ce temps à améliorer toutes les stratégies dans toutes les fonctions de l’entreprise.

    Pankaj
    Pankaj “Romy” Malviya

    A propos de l’auteur:
    Pankaj “Romy” Malviya est un entrepreneur en série basé dans la Silicon Valley, en Californie. Lorsqu’il ne crée pas d’entreprises, vous pouvez le trouver à Hollywood réalisant ses rêves d’enfance en jouant dans des émissions de télévision et des films. Il occupe le poste de vice-président du développement commercial chez Flux de pâteune entreprise qu’il a fondée en 2013.

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