Poursuite des contrats gouvernementaux : six facteurs à considérer

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  • Les fabricants et autres entreprises devraient évaluer ces facteurs liés aux contrats gouvernementaux à mesure que d’autres projets d’infrastructure se présentent.

    Par Henrietta Fuchs et Jeff Rossi, co-responsables de l’industrie de la fabrication et de la distribution, CohnReznick LLP

    Alors que les législateurs de Washington, DC débattent de la taille et de la portée du projet de loi de dépenses prévu qui soutiendra la refonte de l’infrastructure du pays, une chose est sûre : les entreprises manufacturières, ainsi que d’autres entreprises privées desservant diverses industries, seront appelées travailler avec le gouvernement fédéral sur des projets financés par des fonds d’infrastructure. Pour bon nombre de ces entreprises, cela peut être une source de revenus importante. Cependant, c’est peut-être aussi leur première collaboration avec des agences gouvernementales et, par conséquent, leur première incursion dans la passation de marchés publics. Par conséquent, toute entreprise privée devrait tenir compte des six facteurs suivants lorsqu’elle poursuit des contrats avec le gouvernement.

    1. Exigences réglementaires : Le niveau d’exigence réglementaire dépend du type d’opportunité recherchée. Certains contrats sont attribués en vertu de la réglementation fédérale sur les acquisitions (FAR) partie 12 (acquisition d’articles commerciaux) ou FAR partie 14 (appel d’offres scellé). Il y a moins d’exigences pour un nouvel entrepreneur commercial dans le cadre de ces types de bourses. Si le contrat est passé avec le ministère de la Défense (DoD), cette agence a des exigences supplémentaires pour les entrepreneurs en vertu du Supplément de la réglementation fédérale sur les acquisitions de la défense (DFARS) et de la certification du modèle de maturité en matière de cybersécurité (CMMC).

    Si l’attribution doit être faite en vertu de la FAR Part 15 (Contracting by Negotiation), il existe de nombreuses exigences supplémentaires, notamment :

    • Risque lié à la loi sur les données relatives aux coûts ou à la tarification de la vérité (souvent encore appelé la loi sur la vérité dans les négociations (TINA)) : il existe des risques associés à la soumission de données de coût ou de tarification certifiées.
    • Risque lié à la Loi sur les fausses réclamations : ceux qui ont intentionnellement soumis des informations inexactes lors de l’attribution d’un marché public encourent des conséquences.
    • Conformité FAR : la conformité FAR Part 31 (admissibilité des coûts) présente des défis pour les entrepreneurs commerciaux qui peuvent ne pas disposer de systèmes pour séparer les coûts non admissibles ou répartir les coûts de manière conforme aux FAR.
    • Conformité aux normes de comptabilité analytique (CAS) : Dans certains cas, le financement public peut être soumis aux exigences supplémentaires de comptabilité analytique des CAS.

    2. Configuration requise : Un domaine particulièrement difficile de la conformité gouvernementale concerne les systèmes de comptabilisation du temps, de comptabilité, d’estimation et d’achat de l’entreprise sous-traitante. La comptabilité peut être particulièrement problématique. Le gouvernement s’attend à ce que les systèmes de ses sous-traitants soient capables de se conformer aux exigences du FAR et, potentiellement, du CAS. Plus précisément, la FAR 52.204-21 décrit les exigences de protection des systèmes d’information des sous-traitants couverts, offrant des directives de base pour protéger les « systèmes d’information qui traitent, stockent ou transmettent des informations sur les contrats fédéraux ».

    De nombreux fabricants et autres sociétés commerciales n’ont aucune expérience avec l’un ou l’autre de ces systèmes, ce qui peut constituer un obstacle important à l’entrée. Cependant, une entreprise peut surmonter ce problème en élaborant des politiques, des procédures et des systèmes spécifiques qui répondent aux attentes du gouvernement. En fait, de nombreuses entreprises ont mis en place des systèmes approuvés par le gouvernement qui leur confèrent un avantage concurrentiel pour remporter des travaux gouvernementaux.

    3. Stratégie de poursuite : Les entreprises doivent élaborer une stratégie pour identifier et exploiter les opportunités du gouvernement fédéral, car elles appartiennent à différentes catégories. Pour ceux qui recherchent des projets de calendrier de l’Administration des services généraux (GSA), une fois répertoriés sur le calendrier de la GSA, accédez à SAM.gov pour trouver diverses opportunités. Ce site Web complet, qui offre une inscription gratuite, explique comment faire affaire avec le gouvernement et fournit des informations sur les appels d’offres ou les appels d’offres auxquels vous pouvez répondre.

    Une approche consiste à déterminer les spécifications requises par le gouvernement afin que vous puissiez vous assurer que votre produit ou service répond à ces spécifications. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez envisager de le modifier pour y répondre. Lorsque le gouvernement est prêt à acheter le produit ou le service, vous aurez un avantage puisque votre produit ou service aura un historique des ventes commerciales qui facilitera l’achat par le gouvernement via le calendrier GSA. Cependant, toutes les opportunités de contrat ne sont pas soumissionnées via le calendrier de la GSA. En conséquence, les entreprises peuvent vouloir jeter un filet plus large dans leurs stratégies de poursuite.

    4. Avantage concurrentiel : De nombreuses opportunités de marchés fédéraux impliquent des marchés réservés pour des entreprises appartenant à des anciens combattants et à des femmes, par exemple, ainsi que d’autres types d’entreprises, y compris les marchés réservés aux petites entreprises. Vous pouvez obtenir un avantage concurrentiel en permettant à votre entreprise de participer à ces marchés réservés. De nombreuses entreprises qui ne se considèrent pas comme de petites entreprises sont admissibles.

    Vous devez identifier votre code du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN), puis visiter le site de la Small Business Administration pour trouver votre limite de revenus en tant que petite entreprise qualifiée. Si vous êtes sous la limite de votre code NAICS, enregistrez votre entreprise sur le site Web SAM.gov. Envisagez d’autres opportunités de participer aux marchés réservés, notamment en étendant votre propriété à ceux qui aideront votre entreprise à participer aux marchés réservés aux personnes de couleur, aux femmes, aux anciens combattants ou autres. Les accords de partenariat avec des organisations de mise en jachère qualifiées sont une excellente alternative aux changements de propriété.

    5. Exigences accrues en matière de cybersécurité : Le récent Décret exécutif sur la cybersécurité (EO) signé par le président Biden a développé et rendu explicite les rôles du gouvernement fédéral et du secteur privé dans les enquêtes sur les incidents de cybersécurité. L’OE élabore actuellement le cadre permettant aux secteurs public et privé de travailler ensemble sur l’objectif commun de sécuriser les réseaux américains et de contrecarrer les cybermenaces croissantes visant à saper les opérations commerciales et la sécurité publique. Bien que plusieurs des dispositions actuelles en matière d’OT soient les plus pertinentes et exploitables pour les agences fédérales, il est probable que leurs impacts se feront bientôt sentir également dans le secteur privé.

    6. Exécution du contrat : Une fois que vous avez obtenu un travail gouvernemental, vous devez exécuter votre contrat avec succès si vous souhaitez obtenir un travail futur. Le gouvernement peut être impitoyable s’il constate que vous n’avez pas satisfait à ses exigences de qualité ou de délai. Chaque contrat est affecté à un agent de négociation des contrats. Vous devez communiquer fréquemment avec eux ou leurs représentants afin que vous puissiez être bien noté pour le travail que vous avez fourni dans le Système de rapport d’évaluation du rendement des entrepreneurs (CPARS) et répondre rapidement aux préoccupations du gouvernement.

    Une dernière pensée

    Bien qu’il puisse s’écouler des mois avant qu’un plan d’infrastructure américain soit approuvé par le Congrès et signé par le président, les entreprises manufacturières, les développeurs d’énergies et de technologies propres et d’autres entreprises privées devraient commencer à s’attaquer à ces six facteurs dès maintenant. En renforçant leurs qualifications et leurs capacités pour le travail gouvernemental, il n’est jamais trop tôt pour apporter les changements opérationnels nécessaires pour renforcer leurs offres et se préparer à devenir des entrepreneurs du gouvernement.

    Henriette Fuchs
    Jeffrey Rossi Cohnreznick
    Jeffrey Rossi
    webinaire pe rapport intrastructure
    Cliquez ci-dessus pour accéder au webinaire.

    Contributeurs supplémentaires de CohnReznick :
    Kristen Soles, leader de l’industrie des marchés publics
    Anton Cohen, leader de l’industrie des énergies renouvelables

    https://www.cohnreznick.com/

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