Cinq étapes pour optimiser vos processus de paie

Les fournisseurs de paie devraient vous permettre de travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Par Jim Scott, directeur général de la comptabilité, IRIS Software Group

Chaque entreprise doit traiter la paie, quel que soit son secteur d’activité. Aux Etats-Unis, 125 millions les adultes vivent d’un chèque de paie à l’autre. Un chèque de paie inexact peut être la raison pour laquelle les employés commencent à explorer d’autres possibilités d’emploi. Alors que la grande démission se poursuit, la rétention des employés est de plus en plus vitale, et la paie en fait partie intégrante pour toute entreprise.

Récent recherche montre que seulement 30 % des organisations prévoient de revoir leur service de paie et de ressources humaines dans les 12 mois. Pourtant, les offres ont considérablement évolué ces dernières années et les entreprises ne peuvent profiter des avantages que si elles évaluent toutes les options.

Voici cinq étapes à suivre lors de l’évaluation de votre fournisseur.

Étape 1 : évaluez la façon dont votre entreprise traite la paie

Vous ne pouvez pas résoudre un problème si vous ne savez pas qu’il existe. L’évaluation de vos systèmes actuels et la discussion avec les professionnels de la paie de votre organisation vous donneront un aperçu inestimable de l’état actuel des processus et des procédures.

Lors de l’évaluation de votre fournisseur actuel, demandez-vous :

La paie est-elle exacte ? Les prestataires doivent fournir des services précis et opportuns sans erreurs récurrentes.

Le service client est-il à l’écoute ? Des problèmes sont inévitables surgissent de temps à autre. Un service client attentionné garantit que tous les problèmes sont traités rapidement, ce qui perturbe le moins possible les opérations.

Votre fournisseur offre-t-il toutes les fonctionnalités nécessaires telles que le libre-service pour les employés et le dépôt direct ? Votre fournisseur doit être en mesure de s’adapter pour répondre à l’évolution des besoins de manière transparente.

Lorsque vous répondez à ces questions, prenez des notes. Identifiez les aspects de la paie qui fonctionnent actuellement bien et les facteurs qui peuvent être améliorés. Comprendre les systèmes et les processus actuels est une première étape essentielle de votre parcours pour trouver le bon fournisseur qui peut répondre à vos besoins.

Étape 2 : identifiez vos objectifs

Une fois que vous avez une compréhension approfondie du fonctionnement actuel de la paie au sein de votre entreprise, vous devez identifier ce que vous voulez que votre système réalise. Les objectifs peuvent inclure l’automatisation ou la consolidation des fournisseurs. Travaillez avec vos experts pour définir des objectifs qui correspondent le mieux aux besoins et aux opérations de votre entreprise.

Abordez vos objectifs comme vous abordez une partie d’échecs – créez un tableau de bord. Décomposez vos objectifs en composants distincts et classez-les sur une liste des fonctionnalités les plus requises aux moins requises. Dans cette étape, tenez compte de considérations telles que le budget, la fonctionnalité et le service.

Étape 3 : évaluer les fournisseurs

Il n’y a pas de réponse correcte pour savoir quel fournisseur est le meilleur pour votre entreprise. Chaque entreprise a des besoins et des objectifs différents, et les fournisseurs de services de paie proposent des offres différentes. Une recherche Web de référence est un excellent moyen de commencer à voir ce qui est disponible. Bien que les recherches en ligne soient excellentes pour se faire une idée du marché, assurez-vous de parler à différents fournisseurs et de demander des témoignages de clients pour en savoir plus.

Se connecter et avoir des conversations avec différents fournisseurs est essentiel pour comprendre leurs offres. Expliquez vos points faibles actuels et identifiez les solutions qu’ils proposent pour répondre à vos besoins.

Les offres peuvent sembler bonnes en théorie, mais des démonstrations pratiques sont essentielles pour voir comment le produit fonctionne dans la pratique. Les démonstrations peuvent vous aider à évaluer la capacité technique nécessaire pour utiliser les produits, le temps nécessaire pour accomplir les tâches et le fonctionnement des intégrations avec les systèmes actuels.

Après vous être engagé, revenez à votre tableau de bord et notez chaque fournisseur en fonction de sa capacité à répondre à vos exigences.

Étape 4 : choisissez une solution qui vous convient

Vous avez fait preuve de diligence raisonnable et il est maintenant temps de décider. Consultez votre tableau de bord qui vous a servi de document d’orientation pour vous aider à prendre votre décision finale.

Choisissez le fournisseur qui obtient le meilleur score et offre tous les outils nécessaires pour vous aider à atteindre vos objectifs de paie.

Étape 5 : assurer une intégration transparente

Investir dans un nouveau logiciel ne peut pas aider votre entreprise s’il reste sur une étagère après l’investissement initial. Évaluez la durée de la mise en œuvre et de la formation, puis choisissez un calendrier pour commencer le processus qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

L’intégration et la mise en œuvre peuvent sembler une tâche fastidieuse qui peut empêcher certains de commencer leur voyage pour évaluer les options de paie. La bonne nouvelle est qu’avec la technologie d’aujourd’hui, l’intégration n’est pas un processus douloureux.

Libérez votre potentiel de paie

Les fournisseurs de paie devraient vous permettre de travailler plus intelligemment, pas plus dur. Fixer des objectifs de paie et évaluer les fournisseurs pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins peut permettre à votre entreprise de retenir les talents et de continuer à réussir.

Le paysage de la paie est vaste avec de nombreuses offres différentes. Chaque entreprise a des besoins et des priorités différents. En évaluant de nombreuses offres, vous pouvez atteindre vos objectifs de paie. Ne laissez pas un potentiel de masse salariale non reconnu vous désavantager.

Jim Scott est le directeur général (MD) de la comptabilité et est chargé de faire avancer l’évolution d’IRIS, de diriger l’offre de comptabilité et de se concentrer sur la satisfaction des besoins des clients.

Avant de rejoindre IRIS, Jim a travaillé chez Sage pendant 20 ans dans des rôles opérationnels et stratégiques, établissant des partenariats avec des comptables et le monde des affaires pour garantir des résultats mutuellement bénéfiques.