Améliorer les workflows de fabrication grâce à la numérisation
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En cette période de perturbations, les fabricants doivent numériser les flux de travail pour augmenter la résilience et l’agilité.
Par : Linda Ding, Laserfiche
Dans le sillage de la pandémie, nous avons constaté d’importantes pénuries de main-d’œuvre, entraînées par des départs à la retraite généralisés.1 Les professionnels de la chaîne d’approvisionnement, en particulier, ont quitté leur emploi en masse, car ils ont connu des niveaux plus élevés d’épuisement professionnel pendant la pandémie. Cela a encore étiré des chaînes d’approvisionnement déjà minces conçues pour une exécution juste à temps. Les questions des pénuries soudaines de main-d’œuvre et gestion de la chaîne logistique accentuer les changements dans le fonctionnement actuel des entreprises. Le « travail à domicile pendant quelques mois » est désormais devenu le « travail à domicile pour toujours », mettant à l’épreuve la capacité du réseau, les protocoles de sécurité et les communications.
Les fabricants numérisent leurs opérations pour faire face à ces perturbations. Même les entreprises qui ont entamé des transformations numériques avant la pandémie doivent repenser leur approche à la lumière des nouveaux développements. Les transformations d’avant 2020 se sont concentrées sur la création d’efficacités à grande échelle et la satisfaction de la demande des clients – comme d’habitude. À l’avenir, les projets de numérisation doivent également résoudre les pénuries de main-d’œuvre et hoquets de la chaîne d’approvisionnement.
À quoi devraient ressembler les transformations d’aujourd’hui ? Malgré les connotations de capteurs IoT brillants et de plates-formes compatibles avec l’IA, les dirigeants de l’industrie définissent la transformation numérique en des termes qui ne sont pas aussi flashy. Une récente Sondage de la semaine de l’industrie des directeurs et cadres de fabrication ont demandé aux répondants ce que la transformation numérique signifie pour eux et pour leur entreprise. Ils se sont alignés sur les définitions suivantes :
- Accès aux documents et aux données n’importe où à partir de n’importe quel appareil (59 %)
- Numériser la paperasserie redondante et les processus de travail physiques (58 %)
- Réduisez les documents physiques et maximisez la capacité à numériser les traces de documents avec un contrôle d’accès granulaire (56 %)
La transformation numérique dans l’environnement de fabrication compliqué d’aujourd’hui consiste à… créer des traces papier numériques ? Cela a du sens lorsque vous considérez ce qui se passe dans la production d’une pièce. Bon de commande, nomenclature, plans, pour n’en nommer que quelques-uns ; sans oublier toute une série de documents de gestion de la chaîne d’approvisionnement détaillant le parcours de chaque pièce jusqu’à sa destination finale.
Que se passe-t-il si la personne responsable d’un référentiel de documents de gestion de la chaîne d’approvisionnement prend sa retraite ? Dans quelle mesure les registres vitaux sont-ils accessibles à toutes les autres succursales dans un environnement de travail à distance ? Les affaires peuvent-elles continuer sans la documentation produit appropriée ? Il n’est pas étonnant que 38 % des entreprises interrogées trouvent un manque de standardisation des documents difficile ou extrêmement difficile pour la gestion du flux de travail.
Plus d’un tiers des répondants ont du mal à normaliser la documentation, et plus de 20 % énumèrent la gestion des stocks, la formation de la main-d’œuvre, les spécifications des produits et les systèmes de manutention en tête de leurs listes de tâches de numérisation. Ces processus métier dépendent tous d’une documentation et d’une piste d’audit conformes. Le contrôle efficace des documents est une lutte permanente pour de nombreux fabricants en raison du volume de types de documents et d’informations manuscrites, et beaucoup n’ont pas numérisé les processus qui standardisent la création et l’archivage des documents.
La numérisation des traces papier améliore la transparence opérationnelle afin que les entreprises puissent mieux anticiper les revers et préparer des plans stratégiques pour la croissance future. Pourtant, la transformation numérique n’est pas quelque chose à aborder d’un seul coup. Les responsables de la fabrication peuvent tirer parti des recommandations suivantes pour une numérisation réussie.
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Aligner les priorités
La grande majorité (58 %) des répondants indiquent que les « priorités concurrentes » sont le principal obstacle à la numérisation des processus de flux de travail. Avant de se lancer dans un parcours de numérisation, les organisations doivent aligner toutes les parties prenantes et déterminer le meilleur plan d’action. Quels processus doivent être numérisés en premier ? Quelle valeur l’effort de numérisation apportera-t-il à l’entreprise ? Quels systèmes et données avons-nous en place maintenant que nous devrions continuer à investir, ou devrions-nous supprimer et remplacer ?
Il est probable que chaque partie prenante a une réponse différente à ces questions. L’alignement est le seul moyen de franchir ce premier obstacle à la numérisation.
Standardisez les processus de workflow documentaire
En d’autres termes, les silos doivent disparaître. Les répondants ont été invités à fournir leurs trois caractéristiques les plus importantes en matière de gestion des documents de conformité. Le premier choix écrasant était “un répertoire unifié pour tous les documents de l’entreprise”. Cette réponse concorde parfaitement avec les points de vue des répondants sur les défis de la gestion des flux de travail. Trente-six pour cent ont estimé qu’il était difficile ou extrêmement difficile d’avoir « plusieurs sources d’information sans système centralisé/standardisé de traitement ».
Il semble que, quelle que soit la tâche ou le domaine d’activité en question, les répondants sont les plus préoccupés par la normalisation, en particulier entre les systèmes. Quel que soit l’endroit où les organisations se tournent pour leur premier projet de numérisation, il est clair que la normalisation des processus doit être un élément majeur de cette initiative.
Abaisser la barrière de l’intégration
Si la standardisation des processus de flux de travail est l’objectif principal de la suppression des silos, la prochaine question à laquelle il faut répondre est de savoir comment parvenir à cette standardisation entre les systèmes centraux. Plus d’un tiers (35 %) des entreprises prévoient de mettre à niveau leur système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Et lorsqu’on leur a demandé quel système ils intégreraient à un système de flux de travail/de gestion de documents automatisé, 41 % ont répondu “ERP”. Les entreprises manufacturières sont en train de remanier la planification centralisée et ont besoin que leurs nouveaux systèmes s’intègrent de manière transparente aux systèmes de gestion des flux de travail.
Cependant, les intégrations backend sont souvent coûteuses et gourmandes en ressources. Lorsqu’elles travaillent avec des partenaires d’intégration sur des projets d’intégration de données plus complexes, les entreprises peuvent également envisager des outils à faible code tels que l’automatisation robotique des processus (RPA) pour les processus de routine et manuels, tels que les recherches de données et la synchronisation des données entre systèmes, qui peuvent facilement réduire de plus d’un tiers le cycle d’intégration.
La transformation des processus de traitement des documents prépare les entreprises pour l’avenir
Les fabricants espèrent que les transformations numériques pourront les aider à faire face aux pénuries de main-d’œuvre, au travail à distance et aux inefficacités quotidiennes. Et malgré l’attrait de apprentissage automatique et IdO capteurs, le plus gros problème pour les leaders de l’industrie est la gestion des documents. Les réponses à l’enquête indiquent une voie à suivre pour les entreprises qui souhaitent moderniser leurs processus de flux de travail en tant que solution aux divers défis auxquels elles sont confrontées. En alignant les priorités, en se concentrant sur la standardisation et en garantissant des intégrations efficaces, les fabricants peuvent résoudre les problèmes d’aujourd’hui… et de demain.
Linda Ding est la directrice principale du marketing stratégique pour Laserfiche. Dans son rôle, elle se concentre sur les tendances technologiques affectant les industries hautement réglementées, notamment l’automatisation des flux de travail, la prestation de services clients numériques et l’analyse de données. Ding prend fréquemment la parole lors d’événements de l’industrie sur une variété de sujets liés à la transformation numérique, notamment le déploiement de systèmes automatisés, la conformité aux exigences réglementaires et les stratégies d’intégration. Ding est titulaire d’un baccalauréat en économie et en sciences cognitives de l’Université de Californie à Berkeley et d’une maîtrise en évaluation de programmes de la Claremont Graduate University. En 2017, elle a été nommée parmi les « Dix à surveiller » par Wealthmanagement.com et a reçu le prix « Fintech PR Rising Star » de PRNews.
1 https://bfi.uchicago.edu/insight/finding/labor-force-participation-plummets-but-us-experiences-modest-rise-in-unemployment/
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